Paberil leping tuleb saata e-postiga, vana perefoto vajab säilitamist või filmilt on tarvis saada fail arvutisse. Sellistes olukordades kasutatakse sageli väljendeid digitaalne koopia või skaneering, justkui tähendaksid need alati sama asja. Tegelikult sõltub õige valik algmaterjalist, kasutusotstarbest ja sellest, kui hea kvaliteediga tulemust vaja on.
Mida tähendab digitaalne koopia?
Digitaalne koopia on fail, mis vastab olemasolevale materjalile. See võib olla PDF, JPG, PNG, TIFF või mõni muu formaat. Mõnikord on digitaalne koopia loodud skaneerides paberit või fotot. Teinekord tehakse see juba arvutis olemasolevast failist, näiteks dokumendist, e-kirja manusest või telefoniga tehtud pildist.
Seega kirjeldab digitaalne koopia eelkõige tulemust. See ei ütle veel, kuidas fail saadi ega milline on selle kvaliteet. Kui asutus palub saata digitaalse koopia, võib piisata korralikult salvestatud PDF-ist. Kui aga originaal on paberil, tuleb see kõigepealt digitaalseks muuta – enamasti skaneerides.
Praktilises kasutuses sobib digitaalne koopia näiteks arve, lepingu, tunnistuse või avalduse edastamiseks. Oluline on, et tekst oleks loetav, kõik leheküljed oleksid kaasas ja fail avaneks saaja seadmes. Kui dokumenti tuleb hiljem välja printida, tasub kontrollida, et kuupäevad, allkirjad, templid ja väike kiri ei jääks häguseks.
Digitaalne koopia või skaneering – mis on erinevus?
Skaneering on füüsilisest originaalist loodud digitaalne kujutis. Skanner loeb paberil dokumendi, foto, negatiivi või slaidi ning salvestab selle failina. Skaneerimine on seega tööprotsess, kuid igapäevases kõnes nimetatakse skaneeringuks ka valmis faili.
Erinevus muutub selgeks lihtsa näitega. Kui teil on laual vana paberfoto ja soovite selle arvutisse salvestada, on vaja skaneeringut. Kui see foto on juba kvaliteetse JPG-failina telefonis või arvutis ning saadate selle kellelegi edasi, saadate digitaalset koopiat. Esimesel juhul muudetakse füüsiline ese failiks, teisel juhul kopeeritakse olemasolevat faili.
Mõlemad lahendused võivad olla õiged, kuid nende kvaliteet ei ole automaatselt sama. Telefoniga pildistatud dokument võib olla täiesti kasutuskõlblik kiireks infovahetuseks. Samas võib see jääda viltu, sisaldada varje, peegeldusi või kaamera automaatse töötluse tõttu ebatäpseid värve. Skaneering annab tavaliselt ühtlasema ja sirgema tulemuse, eriti teksti, fotode ning väikeste detailide puhul.
Millal piisab telefoniga tehtud koopiast?
Telefoniga tehtud pilt sobib hästi siis, kui vaja on kiiresti jagada lihtsat ja hästi loetavat dokumenti. Näiteks võib see olla kviitung, ühe lehekülje teade või oma tarbeks talletatav info. Hea tulemuse jaoks asetage leht tasasele pinnale, kasutage ühtlast valgust ning hoidke kaamera otse dokumendi kohal.
Telefonipilt ei ole parim valik, kui saadetaval failil on ametlik eesmärk, dokument sisaldab palju väikest teksti või see tuleb hiljem kvaliteetselt välja printida. Ka vanade fotode ja filmide puhul võib telefoniga pildistamine jätta nähtavale peegelduse, paberi tekstuuri või ebaühtlase valgustuse. Nendel juhtudel tasub eelistada skaneerimist.
Millal on skaneering parem valik?
Skaneering on mõistlik, kui tähtis on täpsus, loetavus või pikaajaline säilitamine. See kehtib nii dokumentide kui ka piltide kohta. Skanneri abil saab tulemuse enamasti sirgeks, ühtlase valgusega ning sobiva eraldusvõimega.
Dokumentide puhul annab skaneering selge PDF-i või pildifaili, mida on mugav e-postiga saata, arhiveerida ja vajadusel uuesti printida. Fotode puhul aitab see säilitada originaali värve, teravust ja detaile. Negatiivide ning slaidide skaneerimisel tuleb arvestada, et väikeselt filmikaadrilt hea tulemuse saamiseks on vaja piisavalt kõrget eraldusvõimet ja korrektset värvitöötlust.
Valige failiformaat kasutuse järgi
Failiformaat määrab, kui mugav on tulemust kasutada ja kui hästi säilib kvaliteet. Igaks otstarbeks ei ole vaja kõige suuremat faili, kuid liiga väike või tugevalt pakitud fail võib hiljem piirama hakata.
PDF sobib eelkõige mitmelehelistele dokumentidele. Kõik lehed saab koondada ühte faili, mida on lihtne jagada ning arhiveerida. Kui dokument peab säilitama algse paigutuse, on PDF tavaliselt kindel valik. Tekstiga dokumente saab salvestada ka väiksema mahuga, kuid tuleb kontrollida, et kiri jääks selgelt loetavaks.
JPG sobib enamiku tavapäraste fotode ja lihtsamate pildifailide jaoks. Selle faili maht on mõistlik ning seda toetavad telefonid, arvutid ja fototellimise keskkonnad. JPG kasutab pakkimist, mistõttu võib iga kord uuesti salvestamisel kvaliteet veidi väheneda. Hoidke alles ka algne kõrgekvaliteediline fail, eriti kui plaanite pilti hiljem töödelda või suurelt printida.
PNG sobib paremini graafikale, ekraanipiltidele ja tekstiga kujutistele, kus teravad servad on olulised. TIFF on suurema mahuga kvaliteediformaat, mida kasutatakse sageli arhiveerimiseks ja edasiseks pilditöötluseks. Koduseks jagamiseks on see sageli liialt suur, kuid väärtuslike vanade fotode või professionaalse trüki puhul võib see olla põhjendatud.
Eraldusvõime määrab, mida failiga hiljem teha saab
Skaneerimise juures kohtab sageli märget dpi. See näitab, kui palju kujutise infot salvestatakse kindla mõõdu kohta. Mida suurem dpi, seda rohkem detaile fail sisaldab, kuid seda suurem on ka faili maht ja töötlemisaeg.
Tavalise tekstidokumendi jaoks piisab enamasti 300 dpi eraldusvõimest. Tekst jääb loetav ning PDF ei muutu põhjendamatult suureks. Fotode puhul on 300 dpi hea lähtepunkt, kui soovite tulemust kasutada digitaalselt või tellida samas mõõdus väljatrüki.
Väikeste originaalide, näiteks negatiivide, slaidide või pisikeste fotode korral võib vaja minna suuremat eraldusvõimet. Seda eriti siis, kui soovite hiljem pilti suuremana printida või detaili välja lõigata. Kõrgem dpi ei tee kahjustunud või fookusest väljas originaali imeväel teravaks, kuid aitab säilitada olemasolevat infot võimalikult hästi.
Ka liiga suur fail ei ole alati eelis. Kui eesmärk on saata üheleheline dokument e-postiga, võib väga kõrge eraldusvõime teha faili ebamugavalt mahukaks. Õige seadistus sõltub sellest, kas fail jääb arhiivi, läheb printi või tuleb lihtsalt kiiresti edasi saata.
Vana foto ja paberfoto vajavad erinevat lähenemist
Vana foto puhul on peamine eesmärk originaali säästa. Kui pilt on ainus eksemplar, ärge kirjutage sellele, ärge kasutage tugevaid puhastusvahendeid ega jätke seda pikaks ajaks otsese päikese kätte. Hoidke fotot servadest ja eemaldage enne skaneerimist õrnalt lahtine tolm.
Skaneering säilitab pildi sellisena, nagu see praegu on. Vajadusel saab digifaili hiljem töödelda: korrigeerida värvitooni, vähendada kriimustuste mõju või kohandada kontrasti. Siin tasub teha vahet säilitamisel ja muutmisel. Arhiivi jaoks on hea hoida alles võimalikult originaalitruu fail. Jagamiseks või uue väljatrüki tellimiseks võib luua eraldi töödeldud koopia.
Paberfoto puhul tuleb arvestada ka mõõduga. Väikesest fotost saab teha faili, kuid suure formaadi väljatrükk võib tuua nähtavale tera ja kulumise, mida algsel mõõdul ei märka. Kui plaanite pilti oluliselt suurendada, rääkige soovitud tulemusest enne töö alustamist. Nii saab valida sobiva skaneerimise eraldusvõime ja hinnata, kui suureks on mõistlik pilti printida.
Filmide ja slaidide puhul ei piisa tavalisest paberiskannerist
Negatiiv ja slaid sisaldavad kujutist väikesel alal, kuid sageli rohkem detaili, kui esmapilgul paistab. Nende digitaliseerimiseks on vaja filmimaterjalile sobivat töövoogu. Värvinegatiivi puhul tuleb lisaks arvestada oranži alusvärvi ja korrektse värviedastusega, mustvalge filmi puhul aga kontrasti ning teralisusega.
Kui film on pikalt seisnud, võib sellel olla tolmu, sõrmejälgi või kriime. Neid ei tasu agressiivselt kodus eemaldada, sest emulsioonikihti on lihtne vigastada. Hoidke filmi puhtas ümbrises ning võtke see kaasa koos infoga, kas soovite üksikuid kaadreid või kogu rulli skaneeringut.
Centrumfotos saab filmide ilmutamise ja skaneerimise vajaduse lahendada samas teeninduspunktis. See on praktiline, kui soovite filmilt failid kätte saada ilma eraldi laborit otsimata või soovite hiljem valitud kaadritest paberfotosid tellida.
Enne tellimist või faili saatmist kontrollige need neli asja
Kui digitaalne koopia või skaneering peab jõudma kindla kasutajani, väldib lühike kontroll hilisemat uuesti tegemist:
- Kas kõik vajalikud leheküljed, foto servad või filmikaadrid on failis olemas?
- Kas tekst, allkirjad, templid ja väikesed detailid on tegelikus suuruses selgelt loetavad?
- Kas failiformaat vastab nõudele, näiteks mitmelehelise dokumendi puhul PDF?
- Kas faili mõõt ja eraldusvõime sobivad ekraanil vaatamiseks, printimiseks või arhiveerimiseks?
Ametlike dokumentide korral tasub üle kontrollida ka saaja nõuded. Mõni asutus soovib lihtsalt loetavat koopiat, teine võib küsida värvilist skaneeringut, kindlat failivormingut või maksimaalset failimahtu. Kui nõue on sõnastatud ebaselgelt, on turvalisem küsida täpsustust enne suuremahulist skaneerimist.
Milline lahendus on teie olukorras õige?
Kiireks jagamiseks sobib sageli korralik digitaalne koopia. Paberil dokumendi, vana foto, negatiivi või slaidi säilitamiseks annab skaneering enamasti kindlama tulemuse. Otsus ei sõltu ainult sellest, kas faili on vaja kohe, vaid ka sellest, kas soovite seda hiljem printida, töödelda või aastaid alles hoida.
Kui originaal on väärtuslik või tulemus peab olema ametlikult kasutatav, tasub valida lahendus, mis jätab faili puhtaks, sirgeks ja piisava kvaliteediga. Nii jääb edasine kasutus lihtsaks – olgu eesmärk dokumendi saatmine, perepildi säilitamine või uue foto väljatrükk.
